سلسلة الإرشادات في كتابة الخطاب التمهيدي 1

سلسلة إعداد الخريجين لسوق العمل " سلسلة الإرشادات في كتابة الخطاب التمهيدي, الجزء الأول"

• ابدأ بتعريف نفسك والخبرات العلمية والعملية التي تمتلكها

توقع أن المرسل إليه تصله مئات الرسائل وبالطبع الوقت المخصص لقراءة كل رسالة قصير, فحاول أن يكون خطابك قصير مثير للإهتمام.

1. تجنب الأخطاء الإملائية واقرأ الخطاب عدة مرات قبل إرساله فقد تكتشف به أي خطأ. 
2. من الأفضل أن توجه خطابك إلى شخص معين بالإسم, وحاول أن تذكر اسم الشركة الموجه إليها الخطاب على الأقل مرة في سياق الكلام مما يوضح اهتمامك بهذه الشركة بالذات.
3. تجنب شرح كيفية معرفتك بالشركة إن كان عن طريق الإنترنت أو عن طريق صديق لك.... فهذا إهدار للوقت لأنه غير هام الخطاب التمهيدي.
4. وجه رسالتك إلى شخص معين إذا أمكن كأن توجه إلى رئيس شئون العاملين أو مدير الموارد البشرية فكلما كانت رسالتك موجهة لشخص بعينه كلما لفتت الإنتباه.
5. إبتعد عن كتابة أية معلومات غير حقيقية.
6. يجب أن تكون رسالة متوسطة الحجم كأن تكون 4 فقرات كل فقرة من 4 إلى 5 سطور.
7. اتبع أسلوب سهل وبسيط للكتابة.
8. دقق في الاخطاء اللغوية والنحوية.
9. أذكر عنوانك ورقم هاتفك وبريدك الإلكتروني. 
10. في نهاية الخطاب وضح ما تتمنى أن يحدث بعد ذلك. لا تترك الكرة في ملعب صاحب العمل ولكن كن إيجابيا! اخبر صاحب العمل المرتقب كيف يمكنه الإتصال بك, سواء عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني, ولكن لا تنتظر المكالمة.
11. اشرح له أنك إذا لم تسمع منه في خلال أيام فسوف تتابع الموقف بالهاتف لتتأكد أن سيرتك الذاتية وخطابك التمهيدي قد وصلا إلى الأيدي الصحيحة, وللترتيب لمقابلة شخصية. 
12. كن قاطعا ولكن بأدب (بعض الباحثين عن وظيفة قد يريدون كتابة فقرة لشرح أي جانب يشعرون أنه غامض في السيرة الذاتية مثل وجود بعض الفراغات في التاريخ الوظيفي).

لا يوجد شكل واحد "معتمد" ولكن هناك بعض القواعد الأساسية التي يجب أن تراعيها عن كتابة الخطاب التمهيدي:

 خصص جزء مكون من ثلاثة أسطر في الجزء العلوي الأيمن أو الأيسر من الصفحة ويحتوي على ما يلي: عنوان منزلك وبه إسم الشارع, المدينة, والولاية والرمز البريدي والتاريخ ( يمكن أن يوضع التاريخ منفصلاً عن كل هذا الجزء بسطر واحد). وجزء آخر مكون من 3 أسطر على أقصى اليسار, على بعد مسافة واحدة تحت التاريخ, ومسافة واحدة فوق سطر التحية, يحتوي هذا الجزء على الإسم الكامل للمرسل إليه وعنوانه بما في ذلك المدينة والولاية والرمز البريدي. استخدم النقتطين بعد التحية ولا تستخدم الفاصلة, ويجب أن توجه التحية إلى شخص معين بطريقة رسمية. استخدم تحية شخصية (وليس على سبيل المثال "لمن يهمه الأمر") وحاول بجدية أن تعرف الشخص الذي سيتلقى الخطاب, وإذا قضت الضرورة قم بالإتصال هاتفيا بالشركة واستفسر عنه. إذا لم تحصل على إسم معين فخاطب في خطابك "مدير التشغيل" "مدير التعينيات" أو ببساطة "المدير". يجب فصل الفقرات من بعضها البعض بمسافة سطر واحد, وليس من الضروري الدخول بالنص قليلاً من الحافة. يمكنك إستخدام التعداد النقطي والحروف السوداء في جسم الخطاب التمهيدي لتنظيم وإبراز المعلومات حتى تكون أكثر سهولة في القراءة. إذا قررت استخدام هذه الوسائل فلا تغالي في الإستخدام "فلا تكثر من إستخدامها". في نهاية الخطاب أكتب "مع خالص التقدير" يتبعها التوقيع تحتها, ثم الإسم كاملا ومطبوعا تحت كل ذلك. أترك دائما مكانا كافيا للتوقيع يسن الجملة الختامية وإسمك عندما تقوم بكتابة خطابك التمهيدي.

طريقة كتابتك لخطابك التمهيدي على درجة من الاهمية توازي أهمية الرسالة التي تود توصيلها, وخطابك هو مثال على قدراتك للتواصل والإتصال بالآخرين, ولا يوجد صاحب عمل مستعد لأن يوظف شخصا لا يستطيع القيام بذلك بشكل فعال. وفي المدونات المقبلة بإذن الله تعالى ضمن سلسلة الإرشادات في كتابة الخطاب التمهيدي ستجد بعض الإرشادات التي ستساعدك في كتابة خطاب يدل في شكله وطريقة كتابته على قدراتك المهنية.

المصدر :  كتاب وظيفة العمر