السيرة الذاتية الإلكترونية

  سلسلة إعداد الخريجين لسوق العمل " أنواع السيرة الذاتية : السيرة الذاتية الإلكترونية"

السيرة الذاتية الإلكترونية هي سيرتك الذاتية بشكل يمكن إرساله عبر البريد الإلكتروني أو الإنترنت. وميزة وجود سيرة ذاتية إلكترونية ببساطة هي أنك  تستطيع التقدم إلى الوظائف المعلنة في العالم أجمع عن طريق البريد الإلكتروني أو الإنترنت, ولن تكون بحاجة إلى فاكس أو بريد عادي.

إذا كانت سيرتك الذاتية موجودة على جهاز الكمبيوتر أو على قرص مرن فلديك في الواقع سيرة ذاتية إلكترونية, ولكن هذا ليس بالضرورة أكثر الأشكال فائدة. وعلى الرغم من حقيقة أن معظم برامج البريد الإلكتروني تستطيع التعامل مع المستندات المرفقة.

سواء كانت مكتوبة على برنامج وورد, أو كوارك, أو غيرها. إلا أنه ليس صحيحا أن كل شخص أو هيئة ترسل إليها مثل هذه المستندات قادرة أو مستعدة لإستقبالها في هذا الشكل. ولكن النص العادي المجرد ( يطلق عليه أيضا النص الآسكى أو نص الدروس ومميز بحروف الإمتداد الثلاثة txt ) يمكن استقباله من أي جهاز كان, ولهذا فهو مطلوب في أحيان كثيرة.

ولكي تجعل سيرتك الذاتية سهلة الإستقبال عالميا إتبع الخطوات التالية:
استخدم أحد البرامج العادية لمعالجة الكلمات وقم بكتابة سيرتك الذاتية بشكل عادى. لاحظ أن شكل النص العادي المجرد هو شكل أساسي. أي أنه لايعترف بأدوات التنسيق النص مثل التعداد النقطى, أو الحروف السوداء المائلة. حاول استخدام رمز النجمة (*) ورمز (+) والحروف الكبيرة لتحقيق تأثيراً مماثلا. وفي أي الأحوال تأكد أن سيرتك الذاتية مقروءة حتى في غياب خصائص تنسيق النص. إذا سمح لك برنامج معالجة الكلمات بذلك حدد هوامشه عند صفر و 65 حرفا ( ويعني هذا أن أطول سطر بما فيه من مسافات سيصل إلى 65 حرفا قبل أن ينتقل إلى السطر الجديد). من شأن هذا أن يجعل سيرتك الذاتية أسهل في القراءة كما يمكن طباعتها بلا مشاكل وهو شيء لا يقل أهمية. استخدم أمر " احفظ " ( أو غذا كنت تحول المستند إلى شكل آخر استخدم أمر "احفظ بإسم") لتحفظ مستندك كنص آسكى أو دوس. تذكر أن تضع الحروف txt  كامتداد له في اسم الملف مثل resume.txt.

عند إرسالك السيرة الذاتية الإلكترونية تذكر التالي:
أرسل معها خطابا تمهيديا وتأكد أنك ذكرت أين قرأت الإعلان. أرسل كلا من السيرة الذاتية والخطاب التمهيدي في ملف واحد. يمكنك عمل ذلط عن طريق كتابة أو لصق خطابك التمهيدي في الفراغ الموجود قبل السيرة الذاتية. يمكنك أيضا إرسال خطابك التمهيدي كرسالة إلكترونية وسيرتك الذاتية الإلكترونية كملف مرفق مع الرسالة. اكتب اسم الوظيفة و/أو رقم الوظيفة كعنوان رسالتك. أذكر أي أرقام موجودة بالإعلان لها علاقة بالوظيفة.

الأخطاء الشائعة في السيرة الذاتية المرسلة عبر البريد الإلكتروني:

• إظهار عدم الأمانة:

لا ترسل سيرتك الذاتية من عنوان البريد الإلكتروني الخاص بعملك مثل alaa.ragab@kindil.com هذا الأمر كأنك ترسل سيرتك الذاتية على ورق خطابات الشركة المدون عليها اسمها ومقرها. كما أنه يعطي إنطباعا باستغلالك لوقت الشركة لتحقيق مصالح شخصية وهو البحث عن عمل. أما إذا اكتشف مديرك الحالي ما تقوم به فستكون في موقف لا تحسد.. إذن من الأفضل استعمال بريد إلكتروني مثلا yahoo.com , Hotmail.com.

• استخدام الألفاظ والأسماء التي لا تصلح لبيئة العمل:

لا تستخدم أسماء غريبة لبريدك الإلكتروني مثل goldenfingers@hotmail.com فهذه الأسماء تعطي إنطباع غير طيب عن صاحبها, فاختر إسما مناسبا للتعامل مع الشركات.

• من فضلك أرسل الرد على عنواني الآخر:

يطلب البعض في نهاية الرسالة أن يتم الرد على عنوان بريدي آخر, وبالطبع هذا الطلب غير منطقي لأن الطبيعي أن يتم الرد باستخدام Reply  ففي وسط الكم الهائل من الرسائل التي تصل الشركة لن يتم تذكر مثل هذا الطلب وبالتالي قد تضيع فرصة العمل, فلا تنسى أن ترسل السيرة الذاتية من العنوان الذي تريد أن يصلك الرد عليه.

• رسالة واحدة لكل الشركات:

ليس من اللائق أن ترسل نفس الرسالة لكل الشركات مرة واحدة باستخدام ( إرسال جماعي ) ولكن من الأفضل إرسال رسالة منفردة لكل شركة موضح بها البريد الإلكتروني الخاص بها وحده, فهذا دليل اهتمامك بهذه الشركة دون غيرها مما سيكون له أثر طيب في احترام الشركة لطلبك.

• الخطأ الشائع : ترك عنوان الرسالة فارغا

الكثير من الناس يهمل موضوع الرسالة ( Subject )  فيتركه شاغر رغم أهميته, أو قد يكتب عبارة غير ملائمة مثل: أحتاج إلى عمل, سيرة ذاتية. إذا أخذت في الإعتبار أن الشخص المسؤول تصله مئات الطلبات فمن الأفضل إذن لفت إنتباهه باستعمال عبارات مثل: منسق أو منسقة ذات خبرة تتقدم للوظيفة, مهندس مدني يتقدم لوظيفة مدير مشروع, خريج كاجستير إدارة موارد بشرية يتقدم لوظيفة موارد بشرية.

• لا ترسل رسالة خالية:

غاليا ما يتم إرسال السيرة الذاتية في شكل مرفقات (Attachments)  مع ترك الرسالة خالية تماما. متوقعين أن يقوم الشخص بفتح (المرفقات) مباشرة, ولكن إذا لم ينتبه الشخص لوجود مرفقات فسيقوم بإلغاء الرسالة فورا, فيجب إذن توضيح وجود مرفقات  والإفضل إرفاق خطاب طلب العمل. (Cover Letter) 

• الإلتزام بآذاب العمل:

يجب مراعاة أصول الكتابة عند إرسال رسالة طلب العمل فهي موجه لشركة وليس لصديق فلا ينبغي استخدام الصور المتحركة أو الوجوه (-:, )-:, u2, 4u  ومراعاة قواعد الكتابة والحروف خاصة عند إستخدام اللغة الإنجليزية.

• تمرير الرسالة يدمر فحواها:

أكثر ما يزعج المتلقي هو البحث عن الرسالة بعد أن يكون تم تمريرها عدة مرات (Forward) وخاصة إذا كانت تحتوي على مرفقات, فعليه في هذه الحالة أن يفتح كل المرفقات الموجودة ليجد السيرة الذاتية المرفقة. 

• الرسائل الكبيرة تزعج صاحب العمل:

احترس! فحجم رسائل البريد الإلكتروني هام جدا, فبعض المتقدمين للعمل يرسلون سيرتهم الذاتية في ملف كبير جدا يصعب تحميله على الكمبيوتر كما أنه قد يغلق حافظة البريد الوارد للمتلقي, إذن حاول تجنب إرسال المرفقات الغير هامة مثل صور الشهادات التي حصلت عليها أو خطابات التذكية. وتذكر أن لاترسل سيرتك الذاتية المنسوخة على جهاز النسخ (Scanner) فمثل هذه الصورة يصعب تخزينها.

• أفضل البرامج والشائعة الإستخدام هو وورد (Word):

لاترسل سيرتك الذاتية في Zip file أو تستخدم Acrobat ولكن استخدم دائما Word فهو أسهل الطرق المقبولة عالميا, حتى لو كانت سيرتك الذاتية من 3 أو 4 صفحات فهذا لن يتعدى 50كيلوبايت ( طالما ليس بها رسومات بيانية) وبالطبع لاترسله باستعمال برنامج Power Point أو Excel.

• السيرة الذاتية الجماعية:

لأسباب غريبة يقوم بعض الأصدقاء المتقدمين للعمل بإرسال سيرتهم الذاتية معا في ملف واحد, فتصل الرسالة ومرفق بها 3 أو 4 سير ذاتية مختلفة وهو شيء غريب جدا لم نجد له تفسير لأنه لايوفر الوقت أو الجهد.... ولكن يعزز من فرصة تجاهل أصحاب هذه السير الذاتية معا!.

• مراجعة الرسالة:

بعض المتقدمين للعمل قد يحتفظون بسيرتهم الذاتية على جهاز الكمبيوتر الخاص بغيرهم أو بالعمل فيضعون لها اسم ملف الملف أو ( رأس وتذييل الصفحة) وقد ينسى البعض ويرسل السيرة الذاتية دون محو أو مراجعة إسم مسار الملف ( أو دون تعديل إعدادات الرأس والتذييل للصفحة ), أنشئ من قبل, اسم صاتحب الجهاز المستخدم مما قد يتسبب بظهور أكثر من أسم على السيرة الذاتية مما يزيد ضياع فرصة العمل.

• نصائح هامة:

1. تابع برسالة إلكترونية أو اتصال هاتفي بعد أسبوع أو ما شابه من إرسالك لطلبك.
2. تابع بريدك الإلكتروني بشكل مستمر لتلقى الردود أو للتأكد من أن رسالتك لم تخطئ الجهة المقصودة.

لكتابة السيرة الذاتية باللغة الإنجليزية Curriculum Vitae اتبع الآتي:
مبدئيا يتم تقسيم السيرة الذاتية إلى 6 أقسام رئيسية:

1. المعلومات الشخصية Personal information: الإسم Name يكتب الإسم ثلاثي, مع مراعاة بدء الأسماء بحروف كبيرة. التلفون Telephone number يكتب رقم التلفون المنزل والمحمول مصحوبا بالكود الدولي. العنوان Address - يكتب العنوان بالتفصيل - الحروف الأولى لأسماء الشوراع والمدن والبلاد كبيرة. 
2. التعليم Education: يتم البدء بذكر أحدث الشهادات الحاصل عليها المتقدم للوظيفة وليس العكس.
3. الدورات التدريبية Professional development:  نقوم هنا بذكر الدورات التدريبية التي حصلت عليها ( لغة - كمبيوتر - تنمية مهارات). 
4. تاريخ العمل Work history: تقوم بذكر أماكن العمل السابقة الأخير أولا وفقا للتاريخ.
5. المهارات Skills: يتم هنا ذكر جميع المهارات المكتسبة اللغات و درجة إتقانها - التعامل مع الكمبيوتر - مهارات التنظيم - مهارات الترجمة).
6. الهوايات Hobbies و الأنشطة Activities ( التي قد تذكر في بعض الأحيان وليس دائما). 

المصدر :  كتاب وظيفة العمر